Tantangan yang sering dihadapi oleh perusahaan sawit dalam digitalisasi meliputi:
- Konektivitas Terbatas: Banyak perkebunan sawit berada di daerah dengan akses internet yang minim, sementara sebagian besar aplikasi siap pakai bergantung pada koneksi online.
- Operasional yang Berbeda dengan Industri Lain: Sistem logistik, pencatatan panen, dan pelacakan keberlanjutan memiliki kebutuhan yang sangat spesifik.
- Integrasi dengan Sistem yang Sudah Ada: Banyak perusahaan sudah memiliki sistem digital tertentu yang sulit diintegrasikan dengan solusi baru.
- Kesiapan Sumber Daya Manusia: Tenaga kerja di perkebunan tidak selalu terbiasa dengan sistem digital, sehingga aplikasi yang terlalu kompleks bisa sulit diterapkan.
- Risiko Kesalahan Implementasi: Banyak perusahaan membeli solusi tanpa mempertimbangkan kesiapan organisasi, menyebabkan proyek digitalisasi gagal atau tidak optimal.
- Biaya vs. Manfaat: Tidak semua digitalisasi menghasilkan efisiensi atau keuntungan langsung. Perusahaan harus mempertimbangkan apakah investasi dalam solusi digital benar-benar membawa ROI yang jelas.
Kasus Nyata: Sebelum digitalisasi, pencatatan panen tertunda berhari-hari, menyebabkan pembayaran pekerja terlambat. Akibatnya, pekerja mulai kehilangan kepercayaan pada sistem pembayaran, sementara manajemen kesulitan mengelola arus kas karena data yang tidak akurat. Setelah solusi mobile berbasis offline diterapkan, validasi data kini bisa dilakukan dalam hitungan jam. Hasilnya? Pembayaran lebih tepat waktu, kepuasan pekerja meningkat, dan arus kas perusahaan menjadi lebih stabil.
Kapan Menggunakan Aplikasi Siap Pakai?
Aplikasi siap pakai memiliki keuntungan utama: lebih cepat diimplementasikan dan sudah memiliki fitur standar yang dapat digunakan langsung. Namun, untuk sawit, aplikasi ini hanya cocok dalam skenario tertentu:
- Untuk Proses yang Sudah Distandarisasi
- Keuangan dan akuntansi
- Manajemen SDM dan payroll (akan tetapi belum tentu cocok untuk pembayaran premi pekerja di lapangan)
- Pengelolaan persediaan
- Beberapa vendor menyediakan modul tambahan yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan sawit.
- Pastikan aplikasi dapat berjalan secara offline atau memiliki fitur sinkronisasi otomatis saat koneksi tersedia.
- Pilih solusi yang bisa diintegrasikan dengan sistem lain, misalnya sistem yang sudah ada di perusahaan.
- Lakukan uji coba terbatas (misalnya: Proof of Concept maupun Pilot Project) sebelum mengadopsinya secara penuh.
- Hindari membeli software hanya karena tren—pastikan ada manfaat nyata bagi operasional.
Kapan Harus Mengembangkan Solusi Sendiri?
Jika perusahaan mengalami kendala dalam menyesuaikan aplikasi siap pakai dengan kebutuhan operasional, maka pengembangan software khusus bisa menjadi solusi yang lebih baik. Ada begitu banyak kebutuhan spesifik di sawit yang tidak bisa diselesaikan oleh solusi umum. Beberapa contoh kebutuhan yang sering muncul dalam pengembangan software kustom:
- Digitalisasi pencatatan panen berbasis foto → Mengurangi kecurangan & mempercepat verifikasi produksi, sehingga hasil panen lebih transparan dan dapat diaudit dengan lebih baik. Dengan akurasi yang lebih tinggi, perusahaan dapat mengoptimalkan sistem insentif pekerja dan memastikan pembayaran berbasis hasil yang lebih adil.
- Sistem dispatch dan tracking kendaraan pengangkut CPO → Memastikan truk tidak tertahan di jalur distribusi, menghindari bottleneck logistik, dan mengoptimalkan rotasi pengangkutan. Dengan pemantauan real-time, perusahaan dapat mengurangi risiko keterlambatan yang bisa menyebabkan pabrik kekurangan bahan baku atau overstock yang berisiko menurunkan kualitas minyak.
- Aplikasi mobile untuk pencatatan kegiatan agronomi → Meningkatkan kepatuhan SOP, mengurangi kesalahan pencatatan manual, dan mendukung keputusan agronomi yang lebih presisi.
- Sistem monitoring keberlanjutan → Dokumentasi real-time terhadap standar keberlanjutan untuk mendukung audit kepatuhan dan transparansi operasional.
- Dashboard operasional perkebunan → Dengan dashboard operasional, manajemen dapat mengidentifikasi kebun dengan produktivitas rendah lebih awal, sehingga tindakan korektif bisa dilakukan sebelum hasil panen turun. Ini mengurangi risiko pemborosan sumber daya dan memastikan kebijakan berbasis data yang lebih akurat.
Namun, pengembangan aplikasi sendiri juga memerlukan pertimbangan biaya yang besar, termasuk:
- Biaya pengembangan dan pemeliharaan jangka panjang.
- Ketersediaan SDM dengan keahlian teknologi dan industri sawit.
- Waktu yang dibutuhkan untuk membangun solusi yang benar-benar matang sebelum diimplementasikan secara luas.
Kemitraan Strategis
Dalam banyak perusahaan sawit, tim IT internal sering kali sudah terlalu sibuk dengan operasi harian, seperti pengelolaan jaringan, pemeliharaan server, penyelesaian backlog aplikasi lain, serta menangani berbagai isu teknis yang muncul. Dengan beban kerja seperti ini, mengembangkan dan mengelola solusi digitalisasi sawit sendiri bisa menjadi tantangan besar. Oleh karena itu, bermitra dengan vendor teknologi yang tepat bisa menjadi langkah strategis untuk mempercepat implementasi solusi digital tanpa membebani tim IT internal yang sudah kewalahan.
Banyak perusahaan telah menghabiskan biaya besar untuk solusi digital yang akhirnya parsial atau bahkan gagal digunakan di lapangan karena salah satu penyebabnya vendor tidak memahami kompleksitas industri ini.
Untuk itu Mitra Strategis perlu memiliki:
- Pemahaman mendalam tentang operasional sawit.
- Kemampuan dalam integrasi sistem dengan infrastruktur yang sudah ada.
- Memiliki Produknya sendiri dan/atau berpengalaman dalam pengembangan solusi digital yang terbukti efektif di lapangan.
Beberapa vendor dengan pengalaman dalam industri
sawit, seperti SEMAI, dapat membantu perusahaan mengatasi tantangan ini dengan
pendekatan yang lebih sesuai dengan kebutuhan operasional di lapangan
