Seorang manajer kebun mengusap keringat di dahinya. Sore ini, ia kembali menghadapi masalah yang sama—angka panen dari catatan kerani tidak cocok dengan laporan yang diterima kantor pusat.
Sementara, di ruang rapat, salah seorang direktur mengeluh: “Bagaimana kita bisa mengambil keputusan kalau datanya saja tidak sinkron?”
Tapi masalahnya lebih besar dari sekadar data.
Lapangan semakin kekurangan tenaga pemanen dan pemupuk. Target semakin meningkat, tetapi jumlah pekerja yang tersedia menurun. Jika efisiensi tidak ditingkatkan sekarang, produksi bisa terganggu dalam beberapa tahun ke depan.
Dengan tenaga kerja yang semakin sulit didapat, perusahaan sawit tidak bisa lagi mengandalkan cara-cara lama dalam menjalankan operasional. Mereka membutuhkan sistem yang tidak hanya mencatat data, tetapi juga menghubungkan seluruh tingkatan organisasi—mulai dari pekerja di kebun hingga eksekutif di kantor pusat. Di sinilah Sistem Informasi Korporat menjadi kunci.
Piramida Sistem Informasi
Seperti dalam banyak industri besar lainnya, sistem informasi korporat di perusahaan sawit juga mengikuti piramida hierarki manajemen:
- Eksekutif & Holding sebagai Pengguna EIS - Executive Information System: Para pemimpin di tingkat grup atau holding membutuhkan dashboard strategis yang memberikan gambaran besar kinerja perusahaan secara real-time.
- Manajemen Senior sebagai Pengguna DSS - Decision Support System: Direktur anak perusahaan dan manajemen senior memanfaatkan Business Intelligence, GIS Analytics, dan Business Analytics lainnya untuk mendukung pengambilan keputusan berbasis data.
- Manajemen Anak Perusahaan, Staf terkait, Manajer Kebun & Pabrik sebagai Pengguna MIS - Management Information System: penerapan dan penggunaan ERP, SCM, HRIS, dan CRM untuk memastikan operasional berjalan lancar.
- Manajemen Kebun, Manajemen Pabrik, Supervisor, Asisten, Mandor, Kerani, & Pekerja Lapangan sebagai Pengguna TPS/OIS - Transaction & Operational Information System: di tingkat operasional, GIS, PMS, dan aplikasi mobile menjadi alat utama untuk mencatat data lapangan dan memastikan Rencana Kerja Tahunan (RKT), Rencana Kerja Bulanan (RKB), dan Rencana Kerja Harian (RKH) berjalan sesuai target dengan efektif.
Kemampuan Menumbuhkembangkan Sistem Informasi Korporat
Kita percaya bahwa traceability (keterlacakan), produktivitas, efisiensi, krisis tenaga kerja lapangan, serta berbagai tantangan dan masalah lainnya memiliki solusi-solusinya. Akan tetapi satu sistem informasi saja bukanlah solusi untuk sekaligus semua hal, masing-masing jenis sistem informasi dapat menjadi suatu solusi untuk tantangan atau masalah tertentu. Satu jenis pupuk saja dan aktivitas pemupukan saja tidak cukup untuk menumbuhkembangkan pohon-pohon kelapa sawit untuk memberikan panen terbaik.
Untuk menumbuhkembangkan sistem informasi korporat beberapa pendekatan dapat menjadi pertimbangan:
1. Menentukan Prioritas Bisnis yang Paling Mendesak
· Contoh: Tenaga kerja lapangan semakin langka. Sistem yang lebih baik harus memaksimalkan produktivitas pekerja yang ada, yang artinya Sistem perlu mampu menampilkan produktivitas pekerja tersebut, sehingga dapat menjadi rujukan untuk peningkatan dan berbagai rencana.
2. Menentukan Prioritas Data yang Paling Mendesak
· Apakah masalah terbesar ada di data lapangan (TPS), integrasi sistem (MIS), atau analitik keputusan (DSS/EIS)? Contoh: Jika panen masih dilaporkan manual, perbaiki dengan digitalisasi TPS untuk akurasi dan konsistensi data.
3. Perkuat Integrasi Sebelum Menambah Aplikasi
· Perlu memastikan system-sistem yang ada bisa "berbicara satu sama lain". Misalnya: penggunaan API & middleware untuk menghubungkan TPS, ERP, dan DSS agar aliran data lebih lancar.
4. Bangun Sistem Secara Iteratif & Fleksibel Bersama Mitra Teknologi yang Tepat
· Mindset Penting: Transformasi digital bukan sekali jadi!
· Pilih Mitra Teknologi yang Tepat: apakah mereka mengerti kebutuhan spesifik industri sawit? Apakah mereka bisa menghubungkan sistem yang sudah ada, bukan hanya menjual solusi baru?
Sistem informasi korporat merupakan aset
Perusahaan yang perlu ditumbuhkembangkan, lebih lanjut lagi, kemampuan
untuk menumbuhkembangkannya juga merupakan suatu aset (baik tangible
maupun intangible) yang sangat berharga untuk perusahaan sawit
