Di sebuah afdeling di Kalimantan, seorang kerani bernama Fadli baru saja menutup laptopnya. Jam menunjukkan pukul 17.45. Hari ini, untuk pertama kalinya sejak ia mulai bekerja di kebun dua tahun lalu, ia tidak lembur untuk rekap.
Biasanya, sore Fadli dihabiskan di depan Excel. Menyalin catatan dari Buku Kerja Mandor—satu demi satu. Kadang salah tulis, kadang data tidak lengkap, kadang printer ngadat. Kalau ada yang tidak cocok, besok pagi harus buka ulang buku, telepon mandor, tanya lagi, lalu betulkan. Waktu dan energi habis untuk membetulkan apa yang sebenarnya bisa dicegah dari awal.
Menurut studi internal di salah satu grup sawit besar, kerani rata-rata menghabiskan 1,5 hingga 2 jam per hari hanya untuk salin data dari buku kerja ke Excel. Angka itu belum termasuk waktu koreksi dan komunikasi tambahan jika terjadi kesalahan input.
Tapi hari ini berbeda.
Hari Dimulai di Lapangan, Bukan di Kantor
Pagi tadi, saat panen selesai, Mandor Jamal tidak menyerahkan buku catatan seperti biasanya. Ia malah menunjukkan HP-nya ke Fadli. Di situ sudah ada data panen dari Blok 12 sampai Blok 17—lengkap dengan jumlah janjang, nama pemanen, dan kondisi buah. Bahkan ada foto tiap barisan terakhir.
“Ini udah saya isi tadi waktu istirahat,” kata Jamal. “Kalau ada yang kurang, nanti tinggal saya tambahin sore.”
Fadli mengangguk. Data itu langsung masuk ke daftar rekap harian di sistem. Saat Jamal sampai kantor siang harinya, ia cukup menambahkan satu catatan soal panen yang ditunda karena hujan. Selesai. Tidak ada salin-menyalin. Tidak ada copy-paste dari buku ke Excel.
Bukti Tak Hanya Angka
Fadli mengklik salah satu entri dari Blok 14. Di situ tertulis 37 janjang, dan sebuah foto muncul—buah ditumpuk rapi di pinggir barisan, jam 09.28 pagi, dengan koordinat GPS yang sesuai. Tidak ada yang bisa diragukan. Catatan ini hidup. Bukan sekadar angka, tapi cerita kerja nyata dari lapangan.
Inilah bentuk baru dari pencatatan harian berbasis bukti, yang membentuk fondasi #JejakDigitalSawit. Bukan hanya lebih cepat, tapi juga #MampuTelusur—jelas siapa yang mencatat, kapan, dan di mana. Prosesnya tidak bergantung lagi pada ingatan sore hari, tapi pada kejadian aktual di lapangan.
“Dulu Saya Harus Tanya Tiga Kali”
Di tempat lain, di kantor wilayah, Pak Aditya—Head of Operation—membuka laptopnya. Ia sudah lebih dari 15 tahun di industri sawit, dan tahu persis rasanya menunggu laporan sore dari kebun.
“Dulu saya harus tanya tiga kali buat pastikan satu hal,” katanya. “Cek dulu ke kerani, lalu ke asisten, lalu tunggu foto atau klarifikasi tambahan dari lapangan.”
Sekarang, semua bisa ditelusuri dari satu sistem. Ia bisa klik satu data dan langsung melihat siapa yang menginput, kapan, dan buktinya apa. Tidak perlu tanya ulang, tidak perlu tunggu kiriman WhatsApp.
Bukan Soal Aplikasi, Tapi Soal Cara Baru
Yang berubah bukan hanya alatnya, tapi alurnya. Dulu, data dari lapangan datang terlambat, tidak lengkap, dan harus diketik ulang. Sekarang, data dikumpulkan langsung saat kegiatan selesai, oleh orang yang menjalankannya. Bukan dari ingatan, tapi dari rekaman langsung.
Excel tetap penting—bukan lagi untuk mengetik ulang angka, tapi untuk hal yang lebih strategis. Fadli sekarang bisa memakai #Excel untuk menyusun rekap mingguan, membandingkan performa antar blok, bahkan menyusun grafik panen untuk laporan estate. Dulu, waktunya habis di copy-paste. Sekarang, waktunya dipakai untuk memahami data.
Dan bukan hanya untuk hari ini. Data harian dari aplikasi bisa diekspor langsung ke Excel, lalu digunakan untuk mereview kembali rencana kerja. Karena kenyataannya, #RKH (Rencana Kerja Harian) yang dijalankan setiap hari itulah yang paling mencerminkan kondisi lapangan. Dari situ, manajemen bisa melihat tren bulanan untuk menyempurnakan #RKB, dan bahkan menyesuaikan kembali arah tahunan dalam #RKT.
Rencana kerja di sawit memang disusun dari atas ke bawah—dari RKT → RKB → RKH. Tapi dalam praktiknya, rencana juga harus naik dari bawah ke atas. Fakta lapangan tidak selalu sesuai rencana, dan itulah kenapa manajemen butuh fleksibilitas untuk merevisi. Proses revisi RKB dan RKT melibatkan banyak diskusi antar bagian—kebun, teknis, keuangan, sustainability. Dan karena itulah, mereka tetap memilih menggunakan Excel: karena bisa disesuaikan, dibuka bersama, dihitung ulang, ditandai, dan dikomentari secara bebas. Formatnya fleksibel, dan semua orang sudah terbiasa.
Beberapa estate di Kalimantan Selatan, yang telah menggunakan semaiPro, juga mulai menerapkan pendekatan serupa sejak 2023. Mereka tetap gunakan Excel, tapi bukan lagi untuk rekap manual harian, melainkan sebagai alat utama untuk menyusun analisa dan skenario revisi RKB setiap bulan.
“Makanya kita tetap pakai Excel untuk review dan perencanaan, bukan pencatatan,” kata Pak Aditya. “Buat rekap harian, pakai sistem. Tapi untuk bahas target dan proyeksi, ya tetap Excel.”
Excel bukan ditinggalkan—tapi digunakan sebagaimana mestinya: alat bantu kerja cerdas, jembatan antara pelaksanaan dan perencanaan. Inilah #TepatBuatSawit.
“Dulu saya pakai Excel buat ngetik ulang. Sekarang saya pakai Excel buat menjawab pertanyaan besar: apa yang harus kita ubah bulan depan?” kata Fadli.
Bonus Tips:
- Gunakan format input harian yang konsisten untuk mempermudah ekspor ke Excel.
- Pisahkan sheet antara data mentah dan hasil olahan untuk menghindari kesalahan edit.
- Simpan file Excel dengan struktur nama standar: [Afdeling][Bulan][JenisRekap].xlsx agar mudah ditemukan kembali.
Pulang Tanpa Rasa Tertinggal
Menjelang magrib, Fadli berdiri dan merapikan meja. Tidak ada laporan yang tertunda. Tidak ada angka yang menggantung. Tidak ada printer yang bikin frustasi.
Ia keluar kantor dengan ringan. Di luar, Mandor Jamal sudah menunggu, sama-sama ingin pulang ke rumah. Besok pagi mereka bisa mulai lebih segar, karena hari ini ditutup dengan baik.
Dan di tempat lain, Pak Aditya bisa memantau dari jauh, tanpa harus kirim pesan panjang di grup. Semua tahu apa yang terjadi hari ini—dengan data, bukan asumsi.
Di ujung jalan tanah merah itu, tampak sebuah
kebun yang mulai berubah. Bukan karena alatnya lebih canggih, tapi karena cara
bekerjanya kini lebih tepat. Karena bagi mereka yang bekerja di lapangan,
#TepatPangkalMakmur bukan sekadar slogan—tapi strategi bertahan dan berkembang
di dunia sawit yang semakin kompleks 
